Factura simplificada vs completa en restaurantes: cuándo emitir cada una

El error típico: pensar que "el ticket" siempre vale

En hostelería el 95 % de las operaciones se cierran con un ticket de caja. Eso es —en términos fiscales— una factura simplificada. Pero hay situaciones en las que ese ticket no basta y necesitas emitir una factura completa. Si no lo haces bien, el cliente no podrá deducírselo y tú puedes tener un susto en una inspección.

Vamos a aclararlo en orden: qué es cada una, cuándo puedes elegir, cuándo estás obligado a la completa y qué cambia ahora con VeriFactu.

Factura simplificada (el ticket)

Regulada por el artículo 7 del Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012). Puedes emitirla cuando:

• El importe NO supera 400 € (IVA incluido), en cualquier operación.
• El importe NO supera 3.000 € (IVA incluido) en operaciones expresamente autorizadas: ventas al por menor, servicios de restauración, transporte de personas, peluquería, tintorería, aparcamientos, autopistas, etc. La hostelería entra de lleno aquí.

Datos obligatorios mínimos:

• Número y serie del ticket.
• Fecha de expedición.
• NIF del emisor (tu restaurante) y nombre/razón social.
• Tipo de bien o servicio entregado (basta con "comidas y bebidas" o "menú del día").
• Tipo impositivo de IVA aplicado (10 % normalmente en hostelería, o "IVA incluido").
• Contraprestación total.

Factura completa

Cuando el cliente la pide para deducírsela en su empresa o autónomo, o cuando tú estás obligado a emitirla, necesitas una factura completa. Datos obligatorios:

• Todo lo anterior.
• Datos completos del receptor: nombre/razón social, NIF, domicilio fiscal.
• Descripción detallada de los servicios.
• Base imponible, tipo y cuota de IVA por separado.
• Numeración correlativa, en serie diferenciada si quieres separarla de los tickets.

Cuándo estás OBLIGADO a emitir factura completa

1. El cliente lo pide expresamente y va a usar la factura para deducir IVA o gastos en una actividad económica.
2. El destinatario es una Administración Pública (siempre).
3. Operaciones intracomunitarias.
4. Operaciones acogidas a regímenes especiales que lo exijan (no aplica habitualmente en hostelería ordinaria).

En la práctica, lo que más vas a oír al final del servicio es: "¿Me puedes hacer factura?". Eso, salvo que vaya a su nombre personal, casi siempre significa "factura completa con mis datos de empresa".

Qué cambia con VeriFactu (RD 1007/2023)

VeriFactu no cambia cuándo emites una factura simplificada o completa. Pero sí cambia cómo tu sistema informático las trata:

• Toda factura emitida (simplificada o completa) genera un registro de facturación firmado y encadenado con la anterior (huella SHA-256).
• Si estás en modo VeriFactu, ese registro se envía a la AEAT en tiempo real.
• Si estás en modo NO VeriFactu, los registros se conservan localmente para que la AEAT los pueda inspeccionar.
• El cliente puede verificar la factura escaneando un QR de verificación que se imprime en el ticket.

Para el cliente final el cambio es invisible: sigue recibiendo su ticket o su factura. Para ti como hostelero, lo que cambia es que tu TPV o software de facturación tiene que estar adaptado.

Errores frecuentes en restaurantes

• Numeración interrumpida. Las facturas completas y los tickets tienen series correlativas. Si saltas un número, la AEAT lo nota.
• Hacer "factura recapitulativa" mensual al cliente que viene cada día sin documentar las simplificadas previas. No funciona así: si emitiste tickets, esas operaciones ya están documentadas; la "factura mensual" tiene que sustituirlos correctamente referenciando las simplificadas.
• Omitir el NIF del cliente en facturas mayores a 400 €. Si el cliente es empresa o autónomo y la factura supera ese importe, no puedes emitir solo simplificada.
• Mezclar IVA al 10 % (servicio en sala) con IVA al 4 % o 21 % (productos comprados al por menor que no son servicio de restauración) sin desglose.

Cómo lo resuelve FlexFood

FlexFood convive con tu caja o TPV actual y no emite facturas fiscales. La facturación con VeriFactu está en desarrollo, solo para España, y avisaremos a los clientes cuando esté disponible. Hoy FlexFood se ocupa de la carta con QR, los pedidos y las comandas; el ticket o la factura los sigues emitiendo con tu sistema de facturación actual, que es el que debe estar adaptado a VeriFactu.