VeriFactu para autónomos y restaurantes:
qué es, cuándo entra y cómo cumplirlo sin gestor

1. ¿Qué es VeriFactu, exactamente?

VeriFactu —oficialmente "Sistema de Emisión de Facturas Verificables"— es el modo en el que la Agencia Tributaria española (AEAT) ha decidido controlar en tiempo real la facturación de empresas y autónomos. Forma parte del paquete de medidas de la Ley 11/2021 de Prevención y Lucha contra el Fraude Fiscal, conocida coloquialmente como "Ley Antifraude".

La idea, en una frase: cada vez que tu programa emite una factura, esa factura se firma digitalmente, se encadena con la anterior y se manda automáticamente a la sede electrónica de la AEAT. El cliente que recibe la factura puede comprobar que es auténtica escaneando un QR de verificación impreso en el ticket o documento. Hacienda gana visibilidad inmediata sobre quién factura qué y a quién, eliminando la posibilidad de generar facturas en negro o de "perder" tickets a fin de mes.

Lo importante para ti como autónomo o titular de un restaurante es esto: no es algo opcional ni configurable. Es una obligación que recae sobre el programa que uses para facturar. Si tu TPV o software actual no está adaptado, dejarás de poder emitir facturas legalmente cuando llegue tu fecha de obligación.

VeriFactu vs "no VeriFactu" (sistemas verificables)

La normativa contempla en realidad dos modalidades de cumplimiento:

• Modalidad VeriFactu (con envío automático): el software manda cada registro a la AEAT en cuanto se emite la factura. Es la opción más simple porque la responsabilidad de "demostrar" pasa a Hacienda, que ya tiene la copia.
• Modalidad "sistema verificable" (sin envío automático): el software firma y encadena los registros localmente, pero no los envía hasta que la AEAT los pide. Para el usuario final cumple igual, pero exige más controles internos al software (almacenamiento certificado, integridad de la cadena de hash, etc.).

Para el usuario, la modalidad VeriFactu (envío automático) significa cero responsabilidad sobre la integridad de sus registros — la AEAT ya los tiene desde el segundo cero. FlexFood convive con tu caja o TPV actual y no emite facturas fiscales. La facturación con VeriFactu está en desarrollo, solo para España, y avisaremos a los clientes cuando esté disponible.

2. El marco legal completo (sin tecnicismos)

Si te interesa la base normativa, esto es lo que hay sobre la mesa:

• Ley 11/2021, de 9 de julio de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal. Es la ley "marco" que introdujo el artículo 29.2.j de la Ley General Tributaria, que es el que obliga a usar sistemas informáticos de facturación que cumplan ciertos requisitos.
• Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre: el reglamento que desarrolla la ley, donde se concreta qué requisitos cumplen los sistemas (firma, encadenamiento, registro, posibilidad de envío) y se introduce la modalidad VeriFactu como una opción simplificada.
• Orden HAC/1177/2024: las especificaciones técnicas finales — formato XML de los registros, esquema de firma, endpoints de comunicación con la AEAT, contenido obligatorio del QR de verificación.
• Artículo 201 bis de la Ley General Tributaria: el que define las sanciones (hasta 50.000 € para usuarios, hasta 150.000 € para fabricantes de software).

Como ves, no es "una guía de buenas prácticas" — es ley en vigor publicada en el BOE. Tu único margen de maniobra como hostelero es elegir cuándo y con qué herramienta te adaptas, no si te adaptas.

3. Calendario: ¿cuándo me toca a mí?

Esta es probablemente la pregunta que te trajo aquí. La respuesta corta: depende de tu forma jurídica y de cuándo modifiquen el calendario por última vez. Las fechas concretas se han ido aplazando desde el primer borrador (que fijaba julio de 2025 para casi todo el mundo), así que conviene leer la fecha en el BOE más reciente para tu caso particular.

Como referencia general a fecha de hoy:

• Sociedades sometidas al Impuesto de Sociedades (SL, SA, cooperativas, etc.) — empezaron a estar obligadas en 2026.
• Autónomos personas físicas en estimación directa (la mayor parte del sector hostelero) — el plazo se mueve a lo largo de 2027.
• Sujetos en estimación objetiva (módulos) — exentos de momento, aunque la AEAT ha avanzado intención de incluirlos progresivamente.
• Excluidos: facturación electrónica B2G ya cubierta por FACE, los sujetos en territorio foral (Bizkaia, Gipuzkoa, Álava — TicketBAI) y Navarra (BatuZ) se rigen por sus propios sistemas equivalentes.

Para la mayoría de bares, restaurantes y cafeterías que operan como autónomos en España territorio común: tu fecha real está en 2027. Tienes margen para adaptarte sin prisas, pero también motivo para hacerlo con tiempo y no llegar a última hora con tu gestoría desbordada y los precios de los softwares "VeriFactu ready" disparados.

4. ¿Y si no me adapto?

La Ley Antifraude no se anda con rodeos. El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria define dos tipos de sanciones:

• Para el usuario (autónomo o empresa): multa proporcional de hasta 50.000 € por ejercicio fiscal en el que se haya usado un sistema informático de facturación que no cumpla los requisitos.
• Para el fabricante o comercializador del software: hasta 150.000 € por aplicación informática comercializada que no cumpla los requisitos.

Más allá de la multa, la consecuencia operativa es que tu negocio queda en limbo legal: las facturas emitidas con un sistema no adaptado pueden ser cuestionadas en una inspección, lo que abre la puerta a paralelos de IVA y de IRPF, recargos por declaración fuera de plazo y la cascada de problemas que conoce cualquiera que haya pasado por una inspección.

En la práctica, el coste de un software de facturación adaptado (30–80 €/mes en las opciones habituales del mercado) es órdenes de magnitud menor que el riesgo de no adaptarse a tiempo.

5. ¿Qué tiene que hacer mi software para ser "VeriFactu"?

Para evitar discusiones técnicas con tu proveedor actual, este es el checklist mínimo que un software debe cumplir:

• Generar registros en formato XML según el esquema oficial de la AEAT (Orden HAC/1177/2024).
• Firmar digitalmente cada registro con un certificado emitido por una autoridad reconocida.
• Encadenar registros mediante hash criptográfico, de forma que si alguien intentara borrar o modificar una factura, la cadena se rompa y sea detectable.
• Comunicar los registros a la AEAT vía servicios web (modalidad VeriFactu) o mantenerlos disponibles para envío inmediato bajo requerimiento (modalidad verificable).
• Imprimir un código QR de verificación en cada factura/ticket entregado al cliente, con la URL de comprobación en sede electrónica.
• Conservar registros íntegros durante el plazo legal (normalmente 4-6 años).
• Disponer de declaración responsable del fabricante de que el sistema cumple los requisitos.

Si tu TPV actual no marca todos esos checks, no es VeriFactu. No importa lo que diga el comercial — pídele la declaración responsable por escrito y comprueba si el QR aparece en los tickets que ya estás imprimiendo.

6. Las tres vías para cumplir VeriFactu

En la práctica tienes tres caminos, con costes y complicaciones muy distintas:

Vía A — Contratar gestoría con software adaptado

Coste habitual: 60–150 €/mes solo en cuota de gestoría + un software de facturación que ellos te recomienden. Es la vía tradicional. La gestoría se encarga de emitir tus facturas y se las envían a sí mismos para subirlas. Funciona, pero implica una dependencia continua y hace fricción para emitir tickets en tiempo real (la velocidad típica de un bar). En hostelería de día a día casi nadie usa esta vía: el camarero necesita el ticket en el momento, no "cuando la gestoría lo procese".

Vía B — Software local certificado + hardware propio

Coste habitual: setup de 300–800 € (TPV táctil + impresora térmica + licencia inicial) + 30–80 €/mes de mantenimiento y conexión con la AEAT. Es lo que venden las empresas tradicionales de TPV en hostelería y las marcas de caja registradora de toda la vida. Funciona y es robusto, pero te ata a hardware concreto y exige instalación física. Si abres un segundo local, lo multiplicas todo.

Vía C — SaaS en la nube con VeriFactu integrado

Coste habitual: 20–60 €/mes por local, sin setup, sin hardware obligatorio. Es el modelo de varias plataformas modernas. Se emite desde el navegador (móvil, tablet, ordenador), VeriFactu va incluido en la cuota y los registros viajan a la AEAT en tiempo real. La curva de adopción es la más rápida: no hay instalación física ni hardware propietario.

Cuál te conviene depende de tu volumen, número de locales y aversión a la dependencia. Para autónomos y pymes de hostelería con 1–5 locales, la vía C es la más rentable y la más rápida de poner en marcha.

7. Dónde encaja FlexFood hoy

Sin maquillaje: FlexFood es carta digital con QR y gestión de sala para restaurantes y bares: pedidos desde la mesa, comandas en cocina, control de mesas y estadísticas. FlexFood convive con tu caja o TPV actual y no emite facturas fiscales. La facturación con VeriFactu está en desarrollo, solo para España, y avisaremos a los clientes cuando esté disponible. Esto es lo que entra en cada plan:

• Plan Básico — 29 €/mes/local + IVA: carta digital con fotos y QR de mesa + pedidos desde la mesa, para recogida y a domicilio (sin comisiones) + comandas en cocina + hasta 50 platos + 15 mesas con QR + 3 usuarios + digitalización de la primera carta + soporte email.
• Plan Avanzado — 49 €/mes/local + IVA: todo lo anterior con platos y mesas sin límite + 10 usuarios con roles (sala, cocina, caja) + pantalla de cocina + estadísticas (ventas por día, ticket medio, ocupación, ranking de camareros) + historial exportable a Excel/CSV + soporte email y chat.
• Plan Premium — 79 €/mes/local + IVA: usuarios sin límite + inventario con control de stock + todas las estadísticas + vídeo en cada plato (Gourmet View) + soporte prioritario.
• Pago anual: −15 % de descuento.
• Multi-local: −15 % desde el 2º local del mismo dueño · −25 % desde el 5º local.
• 7 días de prueba gratis con tarjeta en los tres planes. Sin permanencia.

¿Por qué estos precios? Tres razones honestas: (1) FlexFood es 100 % software, no vendemos hardware; (2) la digitalización de la primera carta la hacemos con un proceso muy automatizado, lo que nos quita coste frente a competidores que cobran "setup"; (3) somos un equipo pequeño y eficiente que no carga overhead corporativo en la cuota.

Si quieres todos los datos en formato tabla compacta (precios, calendario AEAT, sanciones, marco legal, alcance), tenemos una página de referencia: /datos — hechos verificables sobre FlexFood y VeriFactu.

8. VeriFactu vs TicketBAI vs BatuZ: ¿qué me toca?

Si tienes el local en territorio común, no te toca preocuparte por TicketBAI ni BatuZ — solo VeriFactu. Pero si trabajas en País Vasco o en Navarra, conviene saber dónde cae cada cosa:

• VeriFactu (AEAT): España territorio común. Todas las CCAA excepto País Vasco y Navarra.
• TicketBAI (Hacienda Foral Vasca): Bizkaia, Gipuzkoa y Álava. Es el sistema equivalente que ya lleva años funcionando. Sus especificaciones son distintas a VeriFactu pero la filosofía es idéntica: firmar, encadenar, comunicar.
• BatuZ (Hacienda Foral de Navarra): Navarra. Está en proceso de despliegue, con modelos similares a TicketBAI.

En cuanto a FlexFood: FlexFood convive con tu caja o TPV actual y no emite facturas fiscales. La facturación con VeriFactu está en desarrollo, solo para España, y avisaremos a los clientes cuando esté disponible.

9. Cómo empezar con FlexFood en 20 minutos (y qué pasa con VeriFactu)

Puedes arrancar hoy con la carta digital con QR y la gestión de sala; tu caja o TPV actual sigue como está. Este es el flujo real, paso a paso:

• Paso 1 — Crear cuenta (5 min). En flexfood.es/#precios eliges plan, te registras con email, contraseña y datos básicos del local. Empiezas el trial de 7 días con tarjeta.
• Paso 2 — Datos del negocio (5 min). Desde el panel introduces: NIF/CIF, razón social y dirección. Solo se hace una vez.
• Paso 3 — Subir la carta (10 min). Tienes dos opciones: subir tú las categorías y platos desde el panel, o enviarnos una foto / PDF del menú actual y te lo digitalizamos gratis (lo entregamos en 24h hábiles).
• Paso 4 — QR de mesa (5 min para PDF, opcional físico). Imprimes el PDF gratis con el código QR de cada mesa, o pides QR físicos (pegatinas, metacrilato) por el formulario de contacto y te pasamos presupuesto.
• Paso 5 — Primer pedido desde la mesa. Con la carta cargada, el cliente escanea el QR, pide y la comanda llega a cocina. El pago y el ticket los sigues gestionando con tu caja o TPV actual, como siempre.

Si quieres traer tu carta desde otro sistema, podemos importarla desde CSV. Si tu sistema anterior no exporta CSV, la replicamos manualmente como parte del onboarding.

10. Más allá de VeriFactu: el modelo 303 y otros modelos

VeriFactu cubre la emisión de facturas, pero no te exime del resto de obligaciones fiscales:

• Modelo 303 (IVA trimestral): sigues teniendo que presentarlo cada trimestre. La diferencia con VeriFactu es que ahora la AEAT ya tiene tus facturas, así que el modelo se simplifica. Un software con VeriFactu integrado puede generar el borrador trimestral con los importes ya calculados para que tu asesor solo revise y firme. Tenemos una guía completa del modelo 303 en hostelería con plazos, tipos de IVA, deducciones y ejemplo numérico real.
• Modelo 130 (pagos a cuenta IRPF) o 100 (declaración anual IRPF): los presentas como siempre. VeriFactu no afecta.
• Modelo 390 (resumen anual IVA) y 347 (operaciones con terceros): con VeriFactu desaparece o se simplifica para muchos casos, pero sigue existiendo.

Es decir: VeriFactu te ahorra trabajo de gestoría (porque elimina el SII y simplifica los resúmenes) pero no te exime de presentar tus impuestos. Lo que cambia es la velocidad y la transparencia con la que la AEAT ve tus operaciones.

11. Los 5 errores más comunes al adaptarse a VeriFactu

• 1. Esperar a última hora. El precio de los softwares "VeriFactu ready" sube cada mes a medida que se acerca la fecha límite. Adaptarte hoy te asegura el precio actual y un proceso sin prisas.
• 2. Confiar en la gestoría sin verificar. Pregunta directamente: "¿el software con el que emitís mis facturas envía cada registro a la AEAT en el momento, o solo al cierre trimestral?". Si la respuesta es lo segundo, no es VeriFactu en sentido estricto.
• 3. Pagar setup innecesario. Hay proveedores que cobran 200–500 € de "alta VeriFactu". En SaaS modernos eso debería ser cero.
• 4. Comprar hardware nuevo cuando no hace falta. Si tu carta es digital y los camareros usan móvil/tablet, no necesitas comprar TPVs táctiles ni impresoras térmicas obligatoriamente.
• 5. No imprimir el QR de verificación en los tickets. Es uno de los requisitos formales y un inspector puede pedirlo. Asegúrate de que tu plantilla de ticket lo lleva.